Rar sind gesetzliche Bestimmungen, in welchen dezidiert Fristen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen festgelegt werden. In diesem Zusammenhang ist insbesondere auf § 132 BAO zu verweisen, wonach Bücher und Aufzeichnungen sowie dazu gehörigen Belege 7 Jahre aufzubewahren sind (darüber hinaus so lange, als sie für anhängige Verfahren von Bedeutung sind). Die Aufbewahrung kann in Papierform, mittels optischer Archivierungssysteme oder in elektronisch gespeicherter Form erfolgen. Die 7-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde bzw. für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen. Gemäß § 212 UGB wird ebenfalls eine 7-Jahres- Frist für rechnungslegungspflichtige Unternehmer (gemäß § 189 UGB insbesondere Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften ohne natürliche Personen als unbeschränkt haftende Gesellschafter und andere Unternehmer über dem Schwellenwert von € 700.000,00 Umsatzerlöse pro Geschäftsjahr) festgelegt.

Auch hier läuft die Frist ab Schluss des betroffenen Kalenderjahres. Sollte der Unternehmer in einem gerichtlich oder behördlich anhängigen Verfahren Parteistellung haben, sind die Unterlagen darüber hinaus auch für die Dauer eines derartigen Verfahrens aufzubewahren. Gem. § 212 Abs. 1 UGB gilt dies für Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Buchungsbelege. § 136 Abs. 1 Versicherungsaufsichtsgesetz verweist auf die Bestimmungen des Unternehmensgesetzbuches. Die Finanzmarktaufsicht kann gem. § 272 Abs. 1 VAG von Versicherungs- und Rückversicherungsunternehmen jederzeit Auskünfte über alle Angelegenheiten der Geschäftsgebarung und die Vorlage entsprechender Unterlagen verlangen.

Gemäß § 272 Abs. 3 VAG kann die FMA ferner, um die Rechtmäßigkeit des Versicherungsvertriebs sicherzustellen, auch von Versicherungsvermittlern jederzeit Auskünfte und die Vorlage von Unterlagen, insbesondere Informationen über von Versicherungsvermittlern gehaltene Verträge oder Verträge mit Dritten verlangen und sie vor Ort prüfen. Weitere Regelungen finden sich im Umsatzsteuergesetz für Unterlagen und Aufzeichnungen, die Grundstücke betreffen (12 Jahre, teilweise 22 Jahre - § 18 Abs. 10 UStG). Eine weitere Bestimmung findet sich in § 365y Abs. 1 Gewerbeordnung, wonach Gewerbetreibende Geschäftsunterlagen für die Dauer von mindestens 5 Jahren nach Durchführung der Transaktion oder nach Beendigung der Geschäftsbeziehung aufzubewahren haben im Hinblick auf die Verwendung in Ermittlungsverfahren wegen möglicher Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung. Näheres ist der zitierten Gesetzesstelle zu entnehmen. Zu verweisen ist noch auf § 26 Arbeitszeitgesetz, wonach der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden seiner Dienstnehmer zu führen und dem Arbeitsinspektorat auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen zu geben hat.

Aufbewahrungspflichten sind darüber hinaus auch in anderen Gesetzen, beispielsweise § 66 Wertpapieraufsichtsgesetz, § 21 Investmentfondsgesetz 2011 oder auch im Zahlungsdienstegesetz geregelt. Zusammenfassend ist von gesetzlich normierten Aufbewahrungspflichten von 7 Jahren (nach dem Umsatzsteuergesetz in manchen Fällen bis zu 22 Jahren), dies abgabenrechtlich und nach dem Versicherungsaufsichtsgesetz und gem. den Rechnungslegungspflichten des UGB auszugehen. Freilich ist mit dieser Information dem Versicherungsmakler noch nicht abschließend gedient, da sich die Notwendigkeit der Aufbewahrung bzw. eine Aufbewahrungspflicht auch mittelbar aus anderen Vorschriften ergeben kann. Informations- und Beratungspflichten Diesbezüglich ist insbesondere auf die Informations- und Dokumentationspflichten von Versicherungsmaklern einzugehen. Diese finden sich in der Gewerbeordnung in §§ 137f bis 137h GewO 1994 und in § 3 Abs. 3, § 27 Abs. 2, § 28 Abs. 4 Maklergesetz.

Mittelbar ergeben sich auch Pflichten aus § 28 Z 6 und Z 7 Maklergesetz und gegenüber dem Versicherer aus § 29 Maklergesetz. Gemäß § 137f Abs. 7 und 8 Gewerbeordnung hat der Versicherungsvermittler die dort geregelten Informationen zu geben (insbesondere Name, Anschrift, Beteiligungen an Versicherungsunternehmen oder umgekehrt, Beschwerdemöglichkeiten, Art der Beratung im Sinne von „best advice“, Bindungen an Versicherungsgesellschaften). Gemäß § 137g Gewerbeordnung hat der Versicherungsvermittler dem Kunden eine entsprechende Beratung zuteilwerden zu lassen. Gemäß § 137h Gewerbeordnung sind die vorgenannten Auskünfte auf Papier oder einem anderen dauerhaften Datenträger zu geben (auf Details wird hier nicht eingegangen).

Die hier geregelten Informationspflichten beziehen sich insbesondere auf den Zeitpunkt des Abschlusses von Versicherungsverträgen oder den Zeitpunkt des Beratungsgespräches. Die Informationspflichten nach dem Maklergesetz gehen zeitlich darüber hinaus. Nach § 28 Z 4 MaklerG, der die im allgemeinen Teil in § 3 Abs. 3 Maklergesetz normierten Pflichten konkretisiert, sind dem Versicherungskunden die für diesen durchgeführten Rechtshandlungen bekannt zu geben und ihm insbesondere eine Durchschrift der Vertragserklärung sowie die Polizze samt Bedingungen und Bestimmungen über die Festsetzung der Prämie auszuhändigen. Die Bekanntgabe der durchgeführten Rechtshandlungen bezieht sich bereits auf den gesamten Zeitraum der Betreuung und nicht nur auf die Vermittlung. § 28 Z 6 und Z 7 Maklergesetz, wonach der Versicherungskunde bei der Abwicklung des Versicherungsverhältnisses vor und nach Eintritt des Versicherungsfalls, namentlich auch bei der Wahrnehmung aller für den Versicherungskunden wesentlichen Fristen, zu unterstützen ist bzw. der Makler zur laufenden Überprüfung der bestehenden Versicherungsverträge und gegebenenfalls Unterbreitung geeigneter Verbesserungsvorschläge verpflichtet ist, bezieht sich (sofern vertraglich nicht abbedungen) auf die gesamte Dauer des vermittelten Versicherungsvertrages und – wie noch darzulegen sein wird – darüber hinaus.

Aus § 29 Maklergesetz ergibt sich, dass der Versicherungsmakler im Verhältnis zum Versicherer vorwiegend jene Interessen zu wahren hat, die auch der Versicherungskunde selbst dem Versicherer gegenüber zu beachten hat. Diese Bestimmung zielt insbesondere auf die Bekanntgabe von Risiken ab, die dem Makler bekannt oder erkennbar sind. Informationspflichten ergeben sich daraus lediglich insofern, als auch der Versicherungskunde Informationspflichten gegenüber dem Versicherer wahrzunehmen hat. In den Bestimmungen des Maklergesetzes und der Gewerbeordnung legt der Gesetzgeber keine konkreten Aufbewahrungsfristen fest. Allerdings wird der Versicherungsmakler in eigenem Interesse gehalten sein, wesentliche Geschäftsunterlagen und Unterlagen, die aus der Vermittlung von Versicherungsverträgen resultieren, aufzubewahren.

Sollte der Versicherungsmakler nicht (mehr) nachweisen können, dass er seine Informations- und Beratungspflichten im Sinne der Gewerbeordnung und des Maklergesetzes erfüllt hat, wird er gegebenenfalls mit haftungsrechtlichen Folgen zu rechnen haben, ob diese nun aus Schadenersatzansprüchen, die von Kunden wegen angeblicher Falschberatung oder Deckungslücken oder aus vertraglichen Ansprüchen, wie beispielsweise aus Vereinbarungen mit Versicherern, herrühren. Um derartige Folgen zu vermeiden bzw. die Beweissituation des Versicherungsmaklers möglichst zu verbessern, wird er tunlichst sämtliche relevanten Unterlagen so lange aufbewahren, bis allfällige Forderungen endgültig verjährt sind. Relevant sind insbesondere die Verjährungsbestimmungen des Versicherungsvertragsgesetzes und des ABGB. Gemäß § 12 Abs. 1 VersVG verjähren Ansprüche aus dem Versicherungsvertrag in drei Jahren, gemäß § 12 Abs. 2 VersVG längstens nach 10 Jahren, wobei der Fristbeginn mit Fälligkeit im Sinne von § 11 VersVG anzusetzen ist. Schadenersatzansprüche gegenüber Versicherungsmaklern verjähren gemäß § 1489 ABGB in drei Jahren ab Kenntnis von Schaden und Schädiger, längstens nach 30 Jahren, wobei die lange Verjährungsfrist ab der schädigenden Handlung unabhängig von Eintritt oder Kenntnis des Schadens zu berechnen ist. Auf Details kann in diesem Zusammenhang nicht eingegangen werden.

Die Aufbewahrungsnotwendigkeit wird insbesondere für Kundenvollmachten, die Dokumentation der Kundenbeziehung, Beratungsprotokolle im Sinne der Bestimmungen der Gewerbeordnung, jedoch auch weit darüber hinaus für alle relevanten Geschäftsunterlagen anzunehmen sein. Schließlich ist darauf zu verweisen, dass Versicherungsmakler auch vertragliche Aufbewahrungspflichten mit Versicherern oder Versicherungskunden übernehmen können.

Beispielsweise schließen Versicherer mit Versicherungsmaklern Vereinbarungen ab, wonach sich der Makler verpflichtet, Kundenvollmachten und etwa SEPA- Lastschriftmandate auf die Laufzeit des beantragten Vertrages zuzüglich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher und für den Versicherer kostenlos aufzubewahren, sofern der Vermittler nicht die Kundenvollmacht und ein erteiltes SEPALastschriftmandat dem Antrag beilegt. Das oben gesagte gilt auch für derartige Vereinbarungen. Das Ende der Aufbewahrungsfrist wird mit dem Ablauf der Verjährung von aus der Versicherungsvermittlung oder den vermittelten Versicherungsverträgen resultierenden Forderungen zusammenfallen. Zusammenfassend ist davon auszugehen, dass der Versicherungsmakler, schon um sich selbst entsprechend abzusichern, gehalten sein wird, relevante Unterlagen nicht nur bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren, sondern darüber hinaus, bis allfällige Ansprüche von Vertragspartnern (Kunden, Versicherern) verjährt sind.