Als Versicherungsmakler haben wir täglich zahllose große und kleine Dinge zu erledigen. Eine Kleinigkeit zu vergessen, kann in unserer Branche jedoch große Konsequenzen mit sich ziehen.

Zusätzlich prasseln auf uns auch tagsüber laufend neue Anrufe, E-Mails, etc. herein, die ebenso eine Bearbeitung erfordern. Ohne sich all diese Dinge aufzuschreiben und somit den Kopf frei zu bekommen, geht es schlichtweg nicht.
Jeder von uns hat sich daher wohl im Laufe seiner Berufslaufbahn ein mehr oder weniger gut funktionierendes System einer ToDo-Liste angeeignet. Das kann ein handgeschriebener Zettel sein, Notizen am Handy oder Profi-Tools wie Trello, Asana oder viele andere am Markt erhältliche.

Egal wie und wo die zu erledigenden Aufgaben auch immer gesammelt werden - von vielen Kollegen höre ich immer wieder, dass es an der konsequenten Abarbeitung eben dieser ToDo-Listen scheitert.

Sehr häufige Gründe sind dafür:

■    Es steht einfach zu viel auf Ihrer Liste! Oft landen hier nämlich Dinge (z.B. neue Geschäftsideen, Artikel, die Sie lesen möchten, etc.), die da gar nicht hingehören.
■    Egal, wie Sie Ihre Aufgaben und Ideen notieren, irgendwann ist die Liste so lang, dass Sie gar nicht mehr hinsehen (wollen).
■    Es besteht Unübersichtlichkeit und damit das Gefühl, es dürfe ja nichts übersehen werden. Dadurch ist auch der Fokus darauf weg, was jetzt und heute zu tun ist.
■    Oft schreiben wir ganze Projekte auf unsere ToDo-Listen, die eigentlich in mehrere Arbeitsschritte unterteilt werden müssten. Beispiel gefällig? Eine neue Homepage ist kein ToDo, sondern ein Projekt. Hier geht es unter anderem darum, eine Webseiten Struktur anzulegen, Texte zu erstellen, Fotos auszuwählen, die technische Umsetzung zu machen, etc. Derartige Projekte erstrecken sich meist über mehrere Wochen oder gar Monate. Nur kleinteilige Arbeitsschritte davon dürfen auf eine ToDo-Liste.
■    Viele notieren auch Termine in ihre ToDo-Liste, diese gehören allerdings ganz klar in den Kalender.
■    Oft wird keine grobe Schätzung gemacht, wie lange Sie für die Aufgaben brauchen werden. Das macht die Zeitplanung für den Tag schwierig.

Damit Sie nicht (mehr) in diese ToDo-Listen-Fallen tappen, gebe ich Ihnen hier nun 7 von mir praxiserprobte Tipps, wie auch Sie Ihren täglichen Arbeitsschwall schaffen werden.

Tipp 1: Klare Priorisierung – Qualität vor Quantität
Vergleichen Sie Ihre DoTo-Liste doch einfach mal mit einer gut sortierten Speisekarte. Es ist verlockend, alles bestellen zu wollen. Aber wenn Sie zu viel bestellen, riskieren Sie, dass der Geschmack und die Qualität leiden.
Priorisieren Sie daher Ihre Aufgaben wie kulinarische Vorlieben und wählen Sie zunächst diejenigen aus, die wirklich wichtig und schmackhaft sind. Die Qualität Ihrer Arbeit ist schließlich entscheidend, nicht die Quantität.
Von der „Eat the Frog“-Methode haben Sie vielleicht ja schon mal gehört – nach diesem Prinzip sollte man gleich in der Früh das größte bzw. unangenehmste ToDo des Tages erledigen. Mit dem guten Gefühl, solch einen „Brocken“ erledigt zu haben, gehen die nächsten Aufgaben weitaus leichter von der Hand.
Ich kann dies aus eigener Erfahrung nur bestätigen. Allerdings gebe ich auch zu, dass diese Methode einiges an Konsequenz erfordert (v.a. wenn der ToDo-Brocken nicht zu Ihren beliebtesten Tätigkeiten zählt).
Egal wie Sie es umsetzen - eine Priorisierung Ihrer Aufgaben ist von zentraler Bedeutung, um Ihre Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass Sie die wichtigen Dinge zuerst erledigen.

Tipp 2: Projekte in Tranchen unterteilen – Kleine Schritte zum Ziel
Große Projekte können manchmal wie ein unüberwindbarer Berg erscheinen, den wir erst erklimmen müssen. Komplette Projekte gehören daher auch nicht auf Ihre ToDo-Liste. Auch die Bergsteiger des Mount Everest steigen nicht auf einmal bis zur Spitze. Sie nehmen Schritt für Schritt und hanteln sich so von Camp zu Camp vor.
Gehen Sie bei Ihren Projekten ebenso vor: Teilen Sie diese in kleinere, handhabbare Schritte auf und fügen Sie diese in Ihre ToDo-Liste ein.
Sie können sich so auf diese konkreten Schritte konzentrieren, die Sie leichter angehen können, anstatt sich von der Gesamtaufgabe abschrecken zu lassen.
Außerdem rate ich Ihnen, eine eigene Liste nur für Ideen anzulegen. Hier kommen all jene Gedanken und Inspirationen drauf, die Sie für später aufbewahren wollen. Sie haben aber keinesfalls was auf Ihrer ToDo-Liste verloren.

Tipp 3: Realistische Erwartungen – Überfordern Sie sich nicht
Wir sind Versicherungsmakler, aber keine Superhelden. Seien Sie also ehrlich zu sich selbst und setzen Sie realistische Erwartungen. Sie können nicht alles an einem Tag erledigen. Setzen Sie lieber weniger, aber erreichbare Ziele, um Enttäuschungen, Frust und Stress zu vermeiden.
Sie wissen, dass Sie heute ab 13:00h in einem Termin festsitzen werden? Dann planen Sie Ihre ToDo´s nur für die verbleibenden Vormittagsstunden ein, nicht aber für den kompletten Tag.

Tipp 4: Zeitblöcke setzen – Strukturieren Sie Ihren Tag
Denken Sie bei der Planung Ihrer Zeit an die Choreographie eines Balletts. Jeder Tanzschritt hat seine Zeit und seinen Platz. Arbeiten Sie mit Zeitblöcken, um Ihre Aufgaben zu organisieren. Planen Sie - analog zum Choreographen - feste Zeiten für Anrufe, E-Mails, Kundengespräche und Verwaltungsaufgaben. Das hilft Ihnen, sich auf die jeweiligen ToDo´s zu konzentrieren und Ablenkungen zu minimieren.
Für mich ist in diesem Zusammenhang ein unverzichtbares Helferlein mein Timer, der einen fixen Platz auf meinem Schreibtisch hat. Ich verwende hier bewusst nicht die entsprechende Funktion am Handy, sondern einen großen, digitalen Timer, auf dem ich die noch verbleibende Zeit permanent sehe. Das hilft mir, konzentriert auf Schiene zu bleiben und nicht abzudriften. Z.B. 30 Minuten für die Abarbeitung der E-Mails und danach stoppen. Dies bewirkt bei mir, dass ich weitaus schneller und ressourceneffizienter arbeite als ohne Timer.

Tipp 5: Belohnungen einplanen – Motivation aufrechterhalten
Setzen Sie Belohnungen für sich selbst, wenn Sie bestimmte Aufgaben erledigt haben. Sehen Sie Belohnungen wie kleine Überraschungen, die den Tag erhellen: z.B. eine kleine Pause, eine Tasse Kaffee oder ein Spaziergang können Wunder wirken, um Ihre Motivation aufrechtzuerhalten und  frisch und fokussiert zu bleiben.

Tipp 6: Umgang mit unerledigten Aufgaben – Frust vermeiden
Unvollendete Aufgaben sind wie unaufgeräumte Ecken eines Zimmers. Sie können zwar unaufgeräumt bleiben, aber je länger Sie sie ignorieren, desto mehr stören sie.
Es ist normal, dass nicht alle Aufgaben erledigt werden können. Wenn Sie unerledigte Aufgaben von Ihrer Tages-ToDo-Liste haben, frustrieren Sie sich also nicht. Verschieben Sie sie auf die ToDo-Liste des folgenden Arbeitstages und überlegen Sie, wie Sie sie beim nächsten Mal besser angehen können.

Tipp 7: Flexibilität bewahren – Pläne können sich ändern
Das Leben ist oft wie eine Reise mit unerwarteten Abzweigungen und Zwischenstopps. Seien Sie also flexibel und passen Sie Ihre ToDo-Liste an, wenn sich unerwartete Ereignisse ergeben. Der Alltag eines Versicherungsmaklers ist voller Überraschungen, und es ist wichtig, darauf gefasst zu sein und sich nicht aus dem Konzept bringen zu lassen.
Ich rate daher auch immer, erst in der Früh (vor Arbeitsbeginn) die ToDo-Liste für den Tag zu schreiben. Nicht selten trudeln ja auch noch über Nacht oder früh morgens wichtige Mitteilungen ein, die andernfalls eine Planung vom Vorabend komplett zunichte machen können.
Auch so kann natürlich immer wieder etwas dazwischenkommen, aber aus diesem Grund ist die Priorisierung (siehe Tipp 1) so wichtig. Wenn Sie nämlich in der Früh schon die wichtigsten ToDo´s des Tages erledigt haben, können Sie auch die kleinen und größeren Querschüsse des Tages nicht mehr aus der Ruhe bringen.

Und ja, es gibt Zeiten, da helfen auch die besten Tipps nichts und man bekommt seine ToDo´s beim besten Willen nicht erledigt (z.B. wenn man selbst oder Mitarbeiter krank werden oder die Aufgaben einfach tsunamiartig über einen hereinbrechen). In solchen Phasen sollte man nicht zu streng mit sich selbst sein und einfach auch mal „Nein“ sagen lernen bzw. muss Ihre Umwelt eben ein paar Tage später auf eine Erledigung warten. Aus meiner persönlichen Erfahrung kann ich sagen, dass man das selbst oft als das größere Problem sieht als die Geschäftspartner