Vermutlich geht es Ihnen ebenso wie mir: Tagtäglich drängen dutzende Mails in Ihr Postfach, jedes scheint wichtiger zu sein als die übrigen davor. Manche wollen sich auch noch mit dem penetrant roten Rufzeichen in der Wichtigkeit nach vorne drängeln.

Egal wie fleißig man jedenfalls am Vortag war, am nächsten Tag in der Früh haben sich erneut Emails aus allen nur denkbaren Bereichen (Berufliches, Privates, Spam, …) wie eine Krake in Ihrem Postfach festgesaugt.
Mich stresst das und daher habe ich stets nach Strategien gesucht, die diesem täglichen Wahnsinn ein Ende bereiten.
Im Laufe meines Arbeitslebens habe ich alle Extreme bezüglich Email-Organisation kennenlernen dürfen. Es gibt das Team „Zero In-Box“. Das sind jene Leute – die ich wirklich zutiefst bewundere – die es schaffen, täglich (!) ihren Arbeitsplatz zu verlassen und beim Abschalten ihres PC´s keine einzige Mail mehr im Posteingang zu haben. Ich gebe zu – das schaffe ich nicht.

Dann gibt es das Team „Email-Archivierer“, die ihre In-Box dazu nutzen, den Schriftverkehr mit ihren Klienten zu archivieren. Da findet man dann Mail-Stückzahlen im vierstelligen (manchmal sogar fünfstelligen) Bereich vor. Auch das ist extrem und wäre mir auf Dauer zu unübersichtlich.
Fakt ist jedenfalls, dass man mit Emails unendlich viele, zum Teil auch unnötige, zeitliche Ressourcen binden kann und wir alle mit der gewonnenen Zeit doch weitaus Lustigeres anfangen können.
Als Topping gibt es dann noch jene Kunden – ich hoffe bei Ihnen sind das nicht zu viele - die genau 30 Sekunden nach dem Drücken des Senden-Knopfes Sie persönlich anrufen mit den Worten „Haben Sie meine Email bekommen? Habe sie gerade an Sie geschickt!“

Ich versuche in möglichst allen Dingen einen pragmatischen & praxistauglichen Mittelweg zu finden, so auch bei diesem Thema. Meist sind so 50 Mails in meinem Eingang, die allerdings eine Daseinsberechtigung dafür brauchen. Meist sind sie gerade aktuell und direkt in Bearbeitung. Wenn sie erledigt sind, fliegen sie aus dem Posteingang. So bleibt es schön übersichtlich.
Sie wollen den Email-Wahnsinn nachhaltig bekämpfen? Dann machen Sie sich bereit, hier kommen meine bewährten 7 Schritte, wie Sie das stressfrei hinbekommen.

1.    Die Kraft des Löschens – Aussortieren für Klarheit
Beginnen wir unsere Reise mit einem wahrhaften Befreiungsschlag: dem Löschen! Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre In-Box aufzuräumen und sich von den digitalen Schätzen zu trennen, die längst ihren Glanz verloren haben. Veraltete Angebote, lange vergangene Diskussionen, und ja, auch jene Katzenvideos, die vor Jahren viral gingen – all das darf getrost gehen. Denken Sie daran, jede gelöschte Email ist ein Schritt in Richtung einer aufgeräumten und übersichtlichen In-Box. Bereiten Sie sich auf das befriedigende Gefühl vor, wenn Sie endlich den Boden Ihrer In-Box wiedersehen!

2.    Ordner, die Ihre Sprache sprechen – Organisation mit Stil
Jetzt wird‘s kreativ! Verleihen Sie Ihren Emails Persönlichkeit und Struktur, indem Sie passende Ordner bezeichnen und erstellen. Hier verschieben Sie die Nachrichten thematisch aus dem Posteingang. Statt sich in einem undurchsichtigen Email-Dickicht zu verlieren, sortieren Sie so Ihre Nachrichten in thematische Gruppen. Von VIP-Kunden bis hin zu internen Projekten – geben Sie Ihren Ordnern Namen und machen Sie sie zu geordneten Mitgliedern Ihrer digitalen Gemeinschaft. Schließlich macht es viel mehr Spaß, durch eine In-Box mit klaren Kategorien zu navigieren, als sich in einem Sammelsurium von Nachrichten zu verlieren.

3.    Die magische Dreifaltigkeit – Archivieren, Ablegen, Löschen
In der Welt der Email-Organisation gibt es eine heilige Dreifaltigkeit: Archivieren, Ablegen, Löschen. Wichtige Emails, die aber nicht sofort eine Handlung erfordern, verdienen einen Platz im Archiv, wo sie sicher aufbewahrt werden. Informationen, die sich auf bestimmte Projekte oder Themen beziehen, gehören in ordentliche Ordner. Und was ist mit den nicht mehr benötigten Nachrichten? Ab in den virtuellen Papierkorb! Diese Dreifaltigkeit hilft Ihnen, Ihre In-Box aufzuräumen und gleichzeitig wichtige Informationen griffbereit zu haben.

4. Die 2-Minuten-Regel – direkt handeln & delegieren
Stellen Sie sich vor, wie Sie all die kleinen Aufgaben, die in Ihrer In-Box schlummern, in kürzester Zeit erledigen.

Die 2-Minuten-Regel macht‘s möglich! Wenn eine Email in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, dann packen Sie es direkt an. Dies können schnelle Antworten, Terminvereinbarungen oder ähnliches sein. Kein Aufschieben mehr – nehmen Sie sich vor, diese kleinen Aufgaben sofort zu erledigen und beobachten Sie, wie Ihre To-Do-Liste schrumpft. Es spart wirklich sehr viel Zeit, derartige Nachrichten nicht nochmals „angreifen“ zu müssen.
Ebenso sollten Sie Aufgaben, die nicht unbedingt Chefsachen sind, delegieren.

5.    In-Box-Zeiten – Die Kontrolle behalten
Ihre In-Box sollte kein ständiger Quell der Ablenkung sein. Setzen Sie klare Zeiten fest, in denen Sie Ihre Emails überprüfen. Dadurch verhindern Sie, dass Sie in einer endlosen Spirale des Reagierens gefangen sind. Stellen Sie sich vor, wie viel effizienter und konzentrierter Sie arbeiten können, wenn Sie festgelegte Zeiten für die Email-Kommunikation haben. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Zeit und bleiben produktiver.
Ich weiß, dass dieser Punkt viel Selbstdisziplin erfordert. Aber es gibt kaum etwas Befreienderes, als das Mailprogramm in der Früh (nach dem ersten Check ob irgendwo „der Hut brennt“) abzudrehen und konzentriert an einer Sache zu arbeiten. Keine Unterbrechungen, kein falsches Gefühl des Sofort-Reagieren-Müssens, dafür ein Höchstmaß an Produktivität!
Und bitte: Deaktivieren Sie jegliche akustische und optische Signale, die auf den Eingang einer neuen Email hinweisen. Das reißt Sie jedes Mal aus Ihrer Konzentration und das Wieder-ins-Thema-Finden kostet in Summe mehr Zeit als Sie denken (und auch Ihre Energie).

6.    Der große Unsubscribe-Tango – Tschüss, Spam!
Wer kennt das nicht – man wird mit unerwünschten Newslettern und Spam überschwemmt. Jetzt ist Schluss damit! Starten Sie den Unsubscribe-Tango: Gehen Sie Ihre Email-Abonnements durch und melden Sie sich von allem ab, was nicht mehr relevant ist. Befreien Sie sich von diesem Ballast und erleben Sie die erfrischende Klarheit, die Sie erhalten, wenn Sie nur noch die Emails erhalten, die wirklich wichtig sind.

7. Die Triumph-Fanfare – Ihre In-Box erstrahlt in neuem Glanz!
Wenn Sie den vorherigen Schritten gefolgt sind, dann herzlichen Glückwunsch – Sie haben Ihr Email-Postfach erfolgreich aufgeräumt! Nehmen Sie sich einen Moment, um diesen Erfolg zu feiern. Visualisieren Sie das virtuelle Feuerwerk der Fertigstellung, wenn Sie Ihre übersichtliche und organisierte In-Box betrachten. Sie haben nicht nur Ordnung geschaffen, sondern auch die Grundlage für eine ab sofort effizientere und stressfreiere digitale Kommunikation gelegt.

Insgesamt betrachtet, liebe Kollegen und Kolleginnen, sind Sie nun bereit, die Kontrolle über Ihre In-Box zurückzugewinnen. Krempeln Sie also die Ärmel hoch und legen Sie los – es zahlt sich aus, das Arbeiten danach fühlt sich um einiges leichter und besser an, versprochen!