Mit 1.1.2020 trat das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden gemäß § 1a E-Government-Gesetz (E-GovG) in Kraft. Durch das Recht auf elektronischen Verkehr haben Bürger sowie Unternehmen das Recht auf elektronische Zustellung von bundesbehördlichen Dokumenten. Eine zentrale Rolle des elektronischen Verkehrs kommt dabei der elektronischen Zustellung nach dem Zustellgesetz (ZustG) zu. Dieses wurde im Dezember 2018 novelliert und die Bestimmungen sind Anfang 2020 anwendbar, um einen attraktiven und vor allem sicheren Kommunikationskanal für öffentlich rechtliche Belange zu schaffen.

Was ist die E-Zustellung?
Die elektronische Zustellung ermöglicht es, Schriftstücke von Behörden sicher und kostenlos über ein elektronisches Postfach zu empfangen.

Muss ein Unternehmer an der E-Zustellung teilnehmen?
Unternehmen sind seit 1.1.2020 zur Teilnahme an der E-Zustellung verpflichtet. Ausgenommen sind Kleinunternehmer mit weniger als € 35TS Jahresumsatz netto und solche, welche die technischen Voraussetzungen nicht erfüllen.

Die Pflicht zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung für Unternehmen gilt grundsätzlich bereits seit dem 1.12.2018. Seit 1.12.2019 wird das sogenannte Teilnehmerverzeichnis - Verzeichnis über alle Teilnehmer der elektronischen Zustellung - zur Ermittlung der elektronischen Adressierbarkeit für behördliche Zustellungen herangezogen. Die elektronische Zustellung kann auf Basis dieses Verzeichnisses, das mit Finanz-Online gekoppelt ist, seitens der Behörden eingefordert werden.

Sind Sanktionen bei einer Nicht-Teilnahme an der E-Zustellung vorgesehen?
Für die Nicht-Teilnahme an der elektronischen Zustellung sind derzeit keine Sanktionen vorgesehen. Sofern keine elektronische Zustellmöglichkeit vorliegt, wird die versendende Behörde weiterhin eine postalische Zustellung vornehmen.

Wo erfolgt die Registrierung zur elektronischen Zustellung?
Die Registrierung zur E-Zustellung erfolgt für Unternehmen im Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes.

Wie bekomme ich einen USP-Zugang?
Für Unternehmen bestehen folgende Möglichkeiten zur Anmeldung am USP:
■ erstmalige Anmeldung mittels Bürgerkarte oder Handy-Signatur über www.usp.gv.at
■ erstmalige Anmeldung über Finanz-Online
■ manueller Anmeldeprozess über das USP-Service-Center

Wie kann auf elektronische Zustellstücke zugegriffen werden?
Unternehmer können über das USP – Anzeigemodul „MeinPostkorb“ – auf ihre elektronischen Zustellstücke, die von Behörden übermittelt wurden, zugreifen. Um den Empfängern eine einheitliche Übersicht der für sie bereitgehaltenen elektronischen Zustellstücke zu ermöglichen, wurde ein kostenloses elektronisches Postfach eingeführt.
Das Anzeigemodul hat den Empfänger unverzüglich davon zu verständigen, dass ein Dokument für ihn zur Abholung bereitliegt. Diese elektronische Verständigung ist an die dem Teilnehmerverzeichnis bekanntgegebene elektronische Adresse des Empfängers zu versenden.   Erledigungen der Finanzbehörden gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) werden weiterhin in Finanz-Online zugestellt und zusätzlich zur Information über das Anzeigemodul angezeigt.

Zur Nutzung des Anzeigemoduls „MeinPostkorb“ muss das Unternehmen über ein USP-Konto und zumindest einen USP-Anwender mit der Rolle „Postbevollmächtigter“ verfügen.

Wie erfolgt die Verständigung darüber, dass eine elektronische Zustellung stattgefunden hat?
Ist eine neue Nachricht eingetroffen, erfolgt eine Verständigung an die hinterlegte(n) Email-Adresse(n).

Ist es möglich, mehrere Email-Adressen zu hinterlegen?
Das Hinterlegen mehrerer Email-Adressen ist nicht nur möglich, sondern auch sinnvoll. Geht ein berechtigter Mitarbeiter beispielsweise auf Urlaub, kann so eine Vertretungsregelung rasch umgesetzt werden. Sind mehrere Zustelladressen angegeben, wird die Information über ein bereit gestelltes behördliches Schriftstück an alle Adressen versandt.

Wann gelten Nachrichten als abgeholt bzw. zugestellt?
Nachrichten mit Zustellungsnachweis (nachweisliche Nachrichten) gelten am ersten Werktag nach Übermittlung der Verständigung und in jedem Fall bei der Abholung über „MeinPostkorb“ als zugestellt. Nachrichten ohne Zustellungsnachweis (nicht-nachweisliche Nachrichten) gelten als zugestellt, sobald sie in „MeinPostkorb“ für den Unternehmer verfügbar sind. Als abgeholt gelten Nachrichten jedenfalls dann, wenn der Adressat ins elektronische Postfach einsteigt und die Liste der Nachrichten im Posteingang angezeigt wird.

Was passiert, wenn ich vorübergehend keine elektronische Behördenpost empfangen kann, z.B. wegen Betriebsurlaub?
Der USP-Administrator kann mehrere Postbevollmächtigte definieren. All diese Bevollmächtigten haben dann Zugriff auf das Postfach. Für den Fall, dass keine weitere Person einen E-Zugang hat bzw. haben soll, kann die Abwesenheit im Teilnehmerverzeichnis für maximal 28 Tage eingetragen werden, die Zustellung erfolgt dann wieder postalisch.

Welche Behörden stellen über dieses System zu?
Alle Bundesbehörden sowie Gerichte und Verwaltungsbehörden, sofern die Angelegenheit geeignet ist, elektronisch zugestellt zu werden. Nicht für die E-Zustellung geeignet wäre z.B. ein Originaldokument wie ein Reisepass.

Kann das System auch für Antwortsendungen an Behörden genutzt werden?
Eine E-Zustellung an die teilnehmenden Behörden ist derzeit nicht möglich.